Viele CRM-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an einer Struktur, die am Schreibtisch entworfen und im Tagesgeschäft umgangen wird. Bevor Felder, Status und Automationen eingerichtet werden, sollte klar sein, welche Informationen Vertrieb, Service und Leitung tatsächlich brauchen.
Eine belastbare CRM-Struktur beginnt bei wenigen, eindeutig benannten Objekten: Firma, Ansprechperson, Anfrage, Angebot, Auftrag. Jedes zusätzliche Feld muss einen Zweck haben. Sonst entsteht Pflegeaufwand ohne Nutzen.
Bitrix24 und vergleichbare Systeme können vieles abbilden. Der Wert entsteht erst, wenn Pipeline-Stufen den echten Verkaufsprozess beschreiben und nicht eine Idealversion, die niemand einhält. Allprova Technologies richtet CRM-Umgebungen deshalb entlang der vorhandenen Abläufe ein und automatisiert erst den zweiten Schritt.
Ein guter Test ist einfach: Kann ein neuer Mitarbeiter in fünf Minuten erkennen, wo ein Vorgang steht und was als Nächstes zu tun ist? Wenn nicht, ist die Struktur noch nicht alltagstauglich.